Chức năng hóa đơn tích hợp trên phần mềm ECUS5VNACCS hỗ trợ doanh nghiệp tạo dữ liệu Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho nội bộ hoặc Hóa đơn bán hàng vào khu Phi thuế quan từ thông tin tờ khai xuất khẩu và gửi trực tiếp tới hệ thống hóa đơn e-invoice để ký số, xuất hóa đơn thông qua một Service. Đồng thời, chức năng giúp doanh nghiệp:

Các bước thực hiện đơn giản, bao gồm các bước sau đây:

Sơ đồ hoạt động hệ thống:

Bước 1: Thiết lập thông số kết nối, tích hợp hóa đơn điện tử

Bước này nhằm thiết lập service kết nối đến hệ thống hóa đơn e-invoice của doanh nghiệp. Để thực hiện bạn truy cập menu Hệ thống /Thiết lập thông số chương trình sau đó chọn mục Tích hợp hóa đơn điện tử:

Tiến hành thiết lập từng mục cụ thể dưới đây.

a) Thông số Service tích hợp: Các thông số này do hệ thống hóa đơn e-invoice của đơn vị cung cấp bao gồm các thông tin: Địa chỉ webservice, Mã đơn vị, Mã bảo mật.

Chức năng này dùng để cấu hình trường dữ liệu tương ứng từ tờ khai ECUS với bảng DHOADON cho 3 loại hóa đơn GTGT, hóa đơn phi thuế quan và phiếu xuất kho nội bộ.

Các thông số đã được thiết lập sẵn, doanh nghiệp chỉ cần cấu hình lại thông tin mẫu số hóa đơn cho phù hợp với mẫu của doanh nghiệp đang sử dụng.

Để thiết lập cho loại hóa đơn nào thì bạn chọn trong danh sách loại hóa đơn, sau đó tìm kiếm các cột cần thiết lập (ví dụ tìm kiếm cột Ký hiệu hóa đơn GTGT):

Sau khi thiết lập xong cho mỗi loại hóa đơn bạn nhấn nút Ghi để lưu lại.

Mục này dùng để thiết lập thời gian phần mềm tự động lấy thông tin hóa đơn đã xuất từ hệ thống hóa đơn và cập nhật về phần mềm ECUS. Để thiết lập bạn đánh dấu tích chọn vào mục Tự động cập nhật dữ liệu hóa đơn, sau đó nhập vào số phút và khung thời gian thực hiện.

Đối với trường hợp đại lý khai báo cho nhiều doanh nghiệp khác nhau, muốn cấu hình thông số tích hợp hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp bạn nhấn vào nút Danh sách tài khoản đơn vị để thực hiện.

Tại màn hình danh sách tài khoản, bạn nhấn vào nút Thêm mới:

Màn hình thiết lập sẽ hiện ra như sau:

Tại đây bạn chọn khách hàng cần thiết lập sau đó nhập thông tin địa chỉ service, mã bảo mật do khách hàng cung cấp. Đồng thời đánh dấu tích chọn vào loại hóa đơn khách hàng sử dụng.

Bước 2: Tạo và khai báo tờ khai xuất khẩu.

Ở bước này, người dùng thực hiện việc tạo và khai báo tờ khai xuất khẩu trên phần mềm ECUS5VNACCS theo quy trình đến khi tờ khai được chấp nhận thông quan.

Bước 3: Tạo hóa đơn, phiếu xuất nội bộ.

Để tạo hóa đơn, phiếu xuất nội bộ để gửi sang hệ thống hóa đơn, doanh nghiệp truy cập menu Hóa đơn/Hóa đơn điện tử (TT78). Sau đó chọn Danh sách hóa đơn GTGT VAT hoặc danh sách phiếu xuất kho nội bộ, hóa đơn bán hàng khu phi thuế quan để thực hiện. Ở đây tôi chọn hóa đơn giá trị gia tăng VAT (các loại khác bạn thực hiện tương tự):

Trong danh sách hiện ra, doanh nghiệp nhấn nút Tạo hóa đơn từ tờ khai để tạo hóa đơn:

Tiến hành chọn tờ khai xuất muốn tạo hóa đơn, bạn có thể chọn nhiều tờ khai xuất để tạo nhiều hóa đơn cùng 1 lần:

Nhấn nút Chọn, phần mềm sẽ tự tạo dữ liệu hóa đơn, các thông tin bên mua và danh sách hàng hóa được lấy từ tờ khai xuất khẩu đã chọn:

Trạng thái hóa đơn lúc này đang là Hóa đơn mới, ngày hóa đơn được phần mềm lấy là ngày thông quan tờ khai.

Để đồng bộ danh sách hóa đơn sang hệ thống hóa đơn của doanh nghiệp để xuất và ký số, bạn đánh dấu tích chọn các hóa đơn cần đồng bộ trong danh sách sau đó nhấn nút Đồng bộ lên hóa đơn điện tử:

Bạn cũng có thể chi tiết từng hóa đơn để kiểm tra và bổ sung thông tin nếu cần thiết. Sau đó nhấn nút Tạo hóa đơn đơn VAT để xác nhận tạo hóa đơn, hệ thống cũng sẽ thực hiện đồng bộ hóa đớn này sang hệ thống hóa đơn e-invoice:

Sau khi đồng bộ thành công, trạng thái hóa đơn sẽ là Hóa đơn chờ xuất:

Đối với hóa đơn bán hàng vào khu phi thuế quan và phiếu xuất nội bộ bạn cũng thực hiện tương tự.

Bước 4: Kiểm tra thông tin và xuất hóa đơn.

Người dùng trên hệ thống hóa đơn e-invoice của doanh nghiệp đăng nhập vào hệ thống, để kiểm tra danh sách hóa đơn đã được tạo và đồng bộ sang từ phần mềm ECUS với trạng thái “Hóa đơn chờ xuất”. Sau đó tiến hành xuất hóa đơn, ký số hóa đơn theo nghiệp vụ hóa đơn thông thường.

Thông tin hóa đơn sau khi xuất cũng sẽ được cập nhật tự động về phần mềm ECUS để người dùng theo dõi.